Así lo manifestó Alberto Antonio Agudelo Aguirre, Director Administrativo e integrante del Nodo Simege de la UN Manizales, al hablar del proceso realizado en la oficina de Contratación y el cual ha dado óptimos resultados.
¨Lo que hemos avanzado ha sido impresionante y eso es lo que hace que nos sintamos orgullosos de poder colocar a disposición de la comunidad un resultado concreto de mejora. Anteriormente una orden en contratación perfectamente podría demorarse entre 30 y 45 días en salir, o incluso hasta más, era frecuente que los documentos que traían los que estaban haciendo una propuesta se vencieran sobre un escritorio esperando que lo tramitaran, había ocasiones que tenían que cambiar un documento varias veces porque se les vencía, eso era lamentable, afortunadamente eso ya lo hemos superado¨, explicó Agudelo Aguirre.
Hoy día, afirma el profesor William Ariel Sarache Castro, Vicerrector de la UN Manizales,¨la promesa del servicio es que debemos sacar una orden en 7 días. Hemos cumplido en un 75% con esa promesa, todavía tenemos un 25% aproximadamente por mejorar, pero antes era un 95%, o sea que es una mejora sustancial. Este proceso se encuentra dentro de lo que yo llamo el Simege en acción lo que nos permite localmente avanzar y mostrar resultados, pues es necesario que la Universidad se entere en qué consiste el mejoramiento de la gestión que no es solamente como hasta ahora se ha percibido, un proceso de documentación y levantamiento de procedimientos, sino como un proceso que logra mejoras y que a su vez optimiza el ambiente laboral del trabajo haciéndolo más eficiente¨.
Los aspectos que se contemplaron en el proceso, en el que se viene trabajando cerca de año y medio, abarcaron el fortalecimiento del equipo de trabajo con profesionales que cumplieran con las habilidades y competencias para responder a las necesidades de la Universidad en materia de contratación.
Se revisaron además los procesos y procedimientos, se le realizó seguimiento para detectar las oportunidades de mejora y se elaboró un aplicativo llamado Flujo de Trabajo, desarrollado por una egresada del programa curricular de Administración de Sistemas Informáticos con base en las solicitudes y requerimientos establecidos.
Según Agudelo Aguirre ¨En contratación se ha hecho un proceso muy interesante, un proceso que abarca aspectos técnicos de organización, de administración, pero sobre todo aspectos de cultura organizacional y de cultura del buen servicio, apoyados en un software que nos permite que todo eso conjugado se traduzca en buena calidad de servicio a los usuarios. Un aplicativo al cual se puede acceder por la página web y al cual tienen acceso no sólo las personas de contratación sino también los solicitantes de la Universidad¨.
Esta iniciativa ya fue presentada como prototipo, por el tamaño de la Sede y por el tiempo de ejecución, al Consejo Académico de la UN, a los Directores Administrativos de todas las sedes de la Institución y a los profesionales de la Gerencia Financiera; resultado de esta socialización es que desde el Nodo Simege de la UN Manizales ya se está preparando una prueba piloto para el nivel nacional, para la Sede Medellín y Palmira, los cuales se mostraron muy interesados en replicar el proceso.
¨Todos sabemos que contratación en la Universidad es una de las áreas más complicadas por decirlo así, porque en muchas ocasiones se convierte en un obstáculo para los procesos misionales o incluso para los mismos procesos de apoyo. Todos los que no estamos cerca de contratación la vemos como algo que no nos permite avanzar a la velocidad que deberíamos, que tiene una cantidad de trabas y de condiciones, pero no debemos olvidar que estamos en una entidad pública y por ese motivo es necesario cumplir una cantidad de requisitos, sin embargo, hemos logrado disminuir inmensamente el tiempo de respuestas a los usuarios, la calidad del servicio, el sistema de comunicación, de tal manera que sientan que estamos preocupados por ellos, que nos interesa mucho atenderles sus requerimientos de forma adecuada¨, argumentó el Director Administrativo de la UN Manizales.
Después de este proceso de mejora se busca incluir el aplicativo Flujo de Trabajo en áreas como Cuentas por Pagar y el Almacén, para de esta manera integrar y mejorar todo el sistema de la línea de apoyo administrativo.
“Estamos trabajando en el proceso de mejora de la Dirección de Investigaciones de Manizales -Dima, y a pesar de que ahora se está con el premio mejor gestión y que han estado participando en el, los integrantes de la Dirección están haciendo un trabajo mucho más profundo; el interés no es sacar el premio, el interés es mejorar realmente, mejorar de forma estructural, entonces en este momento nuestro objetivo está enfocado en la mejora de la Dirección de Investigaciones, y después de ello seguiremos con otros procesos más¨, finalizó Agudelo Aguirre.Otra de las propuestas ha implementar en un futuro cercano es el Sistema de Información para los Laboratorios, planteamiento que surge como producto de una auditoria que realizó Control Interno al Sistema de Laboratorios, idea liderada por el Director de esta área y que desde el Nodo Simege se desea apoyar y complementar.